Déployer un nouvel outil interne : la vidéo qui explique le pourquoi avant le comment

Ce guide s’adresse aux DSI, chefs de projet, responsables de la conduite du changement et RH qui déploient un ERP, un CRM, un outil de signature ou une nouvelle messagerie. Il place la vidéo dans le calendrier du projet et propose une série type.

L’obligation d’adaptation au poste

En une phrase : l’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste et veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi au regard de l’évolution des technologies (article L6321-1 du Code du travail) ; un changement d’outil en fait partie.

• Article L6321-1. Les actions de formation mises en œuvre à ces fins sont prévues, le cas échéant, par le plan de développement des compétences.
• Article L4141-2. Un travailleur qui change de technique bénéficie d’une formation à la sécurité, si l’outil touche à la sécurité (machines, véhicules, logiciels de pilotage).
• Pour les outils qui traitent des données personnelles, le RGPD impose que chacun les traite sur instruction (article 32) : les règles d’usage du nouvel outil se forment aussi.

La série type, calée sur le calendrier du projet

Vidéo 1, pourquoi on change, en 5 scènes :

1. La situation d’aujourd’hui. Trois outils qui ne se parlent pas, une saisie faite deux fois. Le spectateur reconnaît sa semaine.
2. Ce que le nouvel outil résout. Un avant / après dessiné, sur un exemple concret de votre activité.
3. Ce qui ne change pas. Les données reprises, les interlocuteurs, ce qui rassure.
4. Le calendrier. Trois dates, pas plus.
5. Où trouver de l’aide. Les référents, le canal d’entraide, la formation à l’écran.

Pour le pas à pas dans l’interface, une capture d’écran filmée fait mieux qu’un dessin : la vidéo dessinée explique, la capture montre.

Le faire avec EducPilot en trois étapes

1. Déposez vos documents projet : la note de cadrage, la FAQ du projet, le guide utilisateur de l’éditeur (ou sa page web). L’assistant propose la série de vidéos.
2. Validez le plan. La direction artistique Produit (interface schématisée) convient aux outils logiciels. Chaque affirmation renvoie à la page du document qui la justifie.
3. Corrigez en annotant, puis diffusez. Les référents métiers relisent depuis un lien, sans compte, et annotent l’image (« pour la comptabilité, la bascule est le 3, pas le 1er »). Quand le calendrier glisse, seule la scène des dates est réécrite.

Sources

• Code du travail, article L6321-1 (adaptation au poste et évolution des technologies), Légifrance.
• Code du travail, article L4141-2 (formation à la sécurité lors d’un changement de technique), Légifrance.
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), texte officiel sur EUR-Lex, article 32.